YouTrack - обзор функционала + плюсы и минусы

YouTrack - сервис для управления проектами.

Удобен для разработчиков программного обеспечения, QA-инженеров и тестировщиков, менеджеров, дизайнеров, инженеров поддержки. Подходит для малого и среднего бизнеса. Более 85 000 клиентов. Содержит инструменты для работы с проектами, их планирования, контроля и анализа, работать во взаимодействии с сотрудниками.  

Функционал и преимущества.

1. Выполнение проектов.

• Использование шаблонов, черновиков, в том числе и для создания задачи. Настройка задач в соответствии с потребностями бизнеса. Конструктор рабочих процессов с использованием визуальных блоков. Встроенные изображения и таблицы, связи между задачами, автоматическое отслеживание дубликатов задач. Черновики задач автоматически сохраняются в редакторе. Готовые рабочие процессы, позволяющие закрывать родительскую задачу при выполнении всех подзадач, повышать приоритет задачи по прошествии определенного времени, управлять дублирующимися задачами, следить за затраченным временем и т.д.
• Мультиязычность. YouTrack доступен на английском, китайском, корейском, бразильском португальском, французском, немецком, японском, русском, испанском и 6 других языках.
• Планирование проектов. Организация спринтов (предварительное обсуждение проекта и планируемых результатов), релизов (показ готового проекта). Добавление в очередь пользовательских историй, запросов на новую функциональность и задачи. Открытие очереди задач прямо с доски, изменение ее и перенос задачи в спринт.

• Создание задач. Подробный просмотр проекта: ответственный, специалисты, работающие над выполнением, задачи, прогресс работы, теги.

• Agile-доски (визуальное распределение и отслеживание работ). Учет времени на выполнение задач. Настройка доски под стиль работы. Использование методологий Scrum или Kanban, смешанных процессов. Командные доски. Персональные доски. Возможность создания досок с несколькими проектами, организация рядов или свимлэйнов по пользовательским историям, эпикам, срокам или любым другим деталям задач. Просмотр изменений, которые вносятся на Agile-доску или в очередь задач в режиме реального времени. Как только статус задачи изменяется, это сразу же отображается на всех досках, включающих эту задачу.

• Получение уведомлений о выполнении задач. Отслеживание статусов задач. Создание задач из писем пользователей. Учет при работе выходных дней.

• Выбор внешнего отображения работы над задачами: краткая информация или полный обзор. Переключение между отображениями. Настройка варианта: от персональных списков дел до общего представления.

• Фильтрация задач с любой точностью, в том числе с использованием умного поиска в режиме запросов. Сохранение списков задач, возможность поделиться ими с командой.

• В интерфейсе доступны продвинутые инструменты для отслеживания процесса разработки. Использование сочетаний клавиш для выполнения команд. Команды помогают просто отредактировать одну или сразу несколько задач. Интеграция с системами контроля версий. Редактирование нескольких задач одновременно.

• Подсчет голосов. Помогает расставить приоритеты и дать сотрудникам и пользователям возможность влиять на будущее продуктов и услуг. Пользователи, сообщившие об ошибках или создавшие запросы на добавление функциональности, получат уведомления, когда кто-то проголосует за их задачи, и будут понимать, что их услышали.

2. Коммуникации и взаимодействие в команде.

• Групповой чат. Использование комментариев и реакций. Прикрепление изображений и других файлов. Получение уведомлений по электронной почте, в центре уведомлений и Slack-канале. Возможность упоминания коллег для включения в дискуссию.
• Выбор подписки на задачи и статьи компании для отслеживания актуальных изменений.

• Возможность совместной работы нескольких команд. Упоминания, реакции, автоматические подписки на обновления, push-уведомления, широкий выбор настроек уведомлений обеспечивают постоянный обмен информацией и помогают всем сотрудникам быть в курсе изменений. Подключение наблюдателей по уведомлениям работы над проектом.

• Работа над задачами с помощью Telegram.

3. Анализ.

• 20 видов отчетов, позволяющих отслеживать и анализировать множество показателей производительности и прогресса и управлять ими. Отчеты разбиты на 4 категории: отчеты о распределении задач, хронологические отчеты, отчеты об управлении временем, отчеты о переходе между состояниями. У отчетов есть настройки видимости. Можно совместить несколько отчетов на панели мониторинга. Визуальный и числовой просмотр отчетов. Большинство отчетов автоматически обновляются каждые 10 минут. Клонирование отчетов. Доступна опция печати для генерации PDF-версии отчета. Любой отчет можно скачать в табличном формате CSV или XLSX.

• Контроль выполнения задач. Просмотр развития проекта, работы команды и достижениями. Оценка распределения задач по проектам и исполнителям. Оценка планируемого и фактического времени выполнения тех или иных задач.  

• Панели мониторинга. Использование нескольких панелей мониторинга, возможность поделиться ими с командой. Размещение отчетов, заметок и списков задач в виде виджетов или создание собственных виджетов. Гостевая панель мониторинга, панель команды или проекта, личная панель, панель мониторинга разработки..
• Управление временем. Функциональность управления временем поможет оценить предполагаемое и фактическое время выполнения различных задач каждым сотрудником и командой в целом. Создание отчетов по времени и возможность поделиться ими с коллегами и клиентами. Диаграммы Ганта.

4. Техническая помощь.

• Создание базы знаний. Добавление инструкций, планов проектов и заметок со встреч. Группировка статей по проектам и организация их в иерархии, используя вложенные статьи. Недавно просмотренные статьи доступны на соответствующей панели. Закрепление наиболее важной информации.
• Создание общедоступной базы знаний. Формат статей, видео и гифков для наглядности. Пользователи смогут находить ответы на вопросы, используя полнотекстовый поиск, участвовать в дискуссиях в комментариях, и следить за историей изменений статьи на случай, если понадобится откатить ее к предыдущей версии.

• Импорт существующих проектов из Jira и других трекеров, а также базы знаний из Confluence. Импорт проектов доступен с историей, задачами, пользователями, группами, комментариями, настроенными полями и добавленным отработанным временем. Если вам потребуется больше времени для перехода, все изменения можно синхронизировать.

5. Безопасность.

• Просмотр истории изменения данных.
• Ограничение доступа  к рабочим областям, содержащим статьи с конфиденциальной информацией.
• Настройка доступа к задачам, доскам, тегам, сохраненным поисковым запросам и другим объектам.

Доступно мобильное приложение для Android и iOS.

Интеграции:

• Для разработчиков: GitHub, GitLab, Bitbucket, Upsource.
• Коммуникации: Slack, Microsoft, PomoDone, Bipulse, Google, Confluence.
• Работа с клиентами: Zendesk.
• Управление и планирование: TMetric, Jira, Redmine, Toggl Track, Mondey.com, Bugzilla.
• Социальные сети: Telegram.

Интеграций с 1С, социальными сетями не указаны.

Отдельной воронки продаже нет. Возможна настройка перехода и отслеживания статусов задач.

Интерфейс и сложности работы.

• Интерфейс перегружен. Оценка 4/5.
• Опыт работы будет плюсом. Оценка 3/5.

Плюсы и минусы.

К минусам стоит отнести трудности освоения настроек, привыкания к интерфейсу. Отсутствует возможность форматирования текстов. Нет встроенного редактора настроек рабочего процесса, Workflow-редактор работает через отдельное Java-приложение. Многие пользователи отмечают сложности и “привередливости” поисковой системы. Стоимость платных тарифов высока.

Плюсом является обеспечение бесплатной работы группы пользователей до 10 человек.

Оплата и тарифы.

Предоставляется облачная и коробочная версии. Действует бесплатная версия. Пробный период облачной версии - 14 дней, коробочной - 60 дней. Сервис приостановил продажу продуктов и услуг в России. Оплата в рублях невозможна, сервис устанавливает цены в зависимости от страны клиента в долларах США, евро, фунтах стерлингов, иенах или чешских кронах. Оплата российскими картами временно недоступна. JetBrains принимает основные дебетовые и кредитные карты для онлайн-заказов через сторонних поставщиков платежных шлюзов, включая, помимо прочего, Adyen и PayPal. На сайте предоставляется калькулятор расчета стоимости тарифа. Действуют специальные предложения: при переходе на сервис из конкурирующего продукта предоставляется скидка 25% на любой коммерческий план и т.д.

Тарифы:

1. Cloud - бесплатно до 10 человек в команде. Быстрый запуск. Автоматическое обновление. Полная техническая поддержка. При оплате за год предоставляются 2 месяца в подарок. Количество пользователей:

• 11 пользователей - 48,40$ в месяц.
• 15 пользователей - 66$ в месяц.
• 100 пользователей - 439$ в месяц.
• 200 пользователей - 838$ в месяц.
• 500 пользователей - 1 495$ в месяц.
• 1 000 пользователей - 1 950$ в месяц.

2. Server - бесплатно для команд до 10 пользователей. Позволяет в любой момент расширить инфраструктуру. Резервное копирование по расписанию. Полная техническая поддержка. Продление лицензии - от 300$, вкл. НДС 360$. Количество пользователей (новая лицензия):

• 15 пользователей - 600$, вкл. НДС 720$.
• 50 пользователей - 2 000$, вкл. НДС 2 400$.
• 100 пользователей - 4 000$, вкл. НДС 4 800$.
• 500 пользователей - 12 000$, вкл. НДС 14 400$.
• 1 000 пользователей - 16 000$, вкл. НДС 19 200$.
• 2 000 пользователей - 20 000$, вкл. НДС 24 000$.