Первая Форма - обзор функционала + плюсы и минусы

Первая Форма - российская компания, предоставляющая услуги для управления бизнес-процессами, документами, проектами, коммуникациями.

Удобен для магазинов и торговых сетей, обслуживания зданий и предприятий, управления коммерческой недвижимостью, производства, продаж и услуг B2B, образования и т.д. Идеальна для компаний от 30 человек.

Штат более 50 сотрудников, оборот более 100 млн рублей в год. Более 200 проектов внедрения. Все проекты реализуются на собственной программной платформе, 100% веб-приложение на базе технологий Microsoft. Сервис входит в реестр РФ ПО Минцифры. Альтернатива западным сервисам Slack, MS Teams, Jira, Asana, Trello и др.

Основные результаты использования сервиса: интеграция всех процессов и подразделений компании, повышение эффективности каждого отдельного процесса, существенное снижение рисков срыва сроков и нарушения обязательств, быстрое и обоснованное принятие решений. Удобен наличием инструментов контроля, возможностями управления текущими задачами, бизнес-процессами, настройкой маршрутов и согласований, аналитикой и  визуализацией данных.

Возможность содержания системы на сервере заказчика или облаке Первой Формы. Требования к серверной платформе - операционная система Windows Server 2016 и выше.

Функционал и преимущества

1. CRM-система

• База данных клиентов. Работа с новым клиентом начинается или по привлечению менеджера, или по оставлению запроса на сайте. Автоматическое составление карточки по ИНН. Данные клиентов, история взаимодействия, планирование акций, аналитика, отчеты. Фиксация источника привлечения. Защита от дублей. Проверка контрагентов. Сегментация базы по любым параметрам. Настройка дополнительных полей.
• Взаимодействие с клиентами. Ведение продаж от первого обращения до завершения сделки. Подсказки по ходу работы с клиентом. Отслеживание динамики групп и отдельного клиента.

• В карточке находится основная информация о компании, статус клиента, имя закрепленного сотрудника. Блок взаимодействия с клиентом: задачи, звонки, встречи, заметки, счета, продажи и т.д.

2. Задачи

• Каждая задача имеет срок исполнения, расчет трудозатрат, история обсуждений, ответственное лицо. Настройка любого поля.
• Собственный low-code язык (SMART). SMART-выражения состоят из типовых элементов, которые добавляются как элементы визуального конструктора. Также в системе используются Lua-скрипты и визуальный редактор SQL.

• Чек-листы для подготовки к переговорам. Подходит для В2В и В2С продаж, для длительных проектных продаж. Алгоритмы напоминают менеджерам, что нужно заполнить в системе на каждом этапе продажи.
• В конце месяца руководителям приходят задачи на подпись. Документ можно подписать или изучить детальную информацию и подкорректировать. Все задачи открываются для просмотра. При наличии ошибок или несостыковок возможно отклонение документа или отправка на доработку. При согласии возможно использование ЭЦП (электронной цифровой подписью).
• Визуальный конструктор задач. Автоматизация бизнес-процессов любой сложности и быстрое внесение в них изменений. Задачи можно отображать в виде таблиц, Диаграммы Ганта или канбан-доски. В каждой задаче возможно изучение детальной информации. Все действия на доске кликабельны: изменение статуса, проведение звонка, планирование встреч информаци и т.д. Возможен переход на страницу клиента.

• Управление проектами. Планирование сроков выполнения. Контроль рисков.

• Отслеживание статусов задач в маршруте CRM. Синий цвет к активной задаче, зеленый - к завершенной, а с серым цветом - задача является отклоненной. Автоматически происходит запрос на подпись или заполнение необходимых данных. Каждое решение задач индивидуально и неповторимо. Автоматически происходит подтягивание всех необходимых данных.

3. Полный документооборот

• Обмен документами внутри компании. Обработка корреспонденции. Согласование и визуализация документации. Защита важных документов.
• Обмен документами с поставщиками, клиентами вовне организации.
• Ведение электронного архива.
• При открытиии одного документы автоматически подвязываются к документу все связанные с ним документы (проектная документация, акты и т.д.). В работе с документами доступны привычные опции: отправка на печать, поиск по тексту, история версий и т.д.
• В карточке договора помимо основной информации представлены его параметры (сумма, дата реализации и т.д.). Доступно скачивание и печать документа. Из договора можно перейти в карточку клиента. Есть возможность перейти в паспорт проекта, где содержится вся финансовая информация по клиенту и другие данные, необходимые для ведения проекта.

4. Деловые коммуникации. Единая платформа для взаимодействия

• Развитие внутренних медиа: публикация новостей, рейтинги, проведение опросов. Деловой календарь.
• На главной странице дашборд с новостями и задачами дня, для каждого отдела свои задачи и новости (менеджеры по продажам увидят на экране циклы продаж, разработчики - динамику спринта, HR-специалисты - расписание интервью с кандидатами и т.д.). Сотрудники увидят KPI (личные и подразделения), отчеты, задачи на день, запланированные встречи, дорожные карты проектов, документы для подписи или обсуждения, сообщения.

• Возможен обмен сообщениями внутри задач или в мессенджере. Общение через аудио и видеоконференции, групповые встречи. Создание личных и групповых чатов, звонков любыми сотрудниками. При звонке внутри сервиса возникает уведомление об этом на рабочем столе или смартфоне. Есть возможность пригласить сторонних посетителей по ссылке, изменить фоновое изображение, использовать демонстрацию экрана, выбрать ведущих, провести опрос или голосование, зафиксировать решение в чате, записать созвон.

• Обсуждение вопросов возникает там, где это необходимо. Все взаимодействие фиксируется, история взаимодействия сохраняется. Руководителю доступна информация о всех взаимодействиях сотрудников.

5. Взаимодействие с сотрудниками

• В личном кабинете сотрудник видит подробный отчет о формировании мотивации и бонусов по проектам, предстоящие встречи, важные сообщения, вопросы для обсуждения и др.
• Настройка панели сотрудников. В левую панель можно внести категории, с которыми чаще всего происходит работа. Верхняя панель - для быстрого доступа к поиску по платформе, календарю, сообщениям и неотвеченным вопросам.
• Постоянно в доступе дашборд со статусами активных проектов и пресейлов. Диаграмма Ганта кликабельна и дает информацию о проценте выполнения проектов и задач, дате начала и завершения проекта. При нажатии на проект открывается подробная информация.

• Доступен дашборд с планом отдела продаж по выручке за месяц. Показаны общие суммы, при нажатии виден подробный отчет. Также устроена таблица с доходностью всех клиентов компании.

• Настройка нагрузки сотрудников (установление временных норм для выполнения задач, фиксация ответственных). Настройка KPI по процессам и сотрудникам. Автоматическое предупреждение при возникновении проблем. Отметки красным цветом сотрудников с проблема при выполнении плана. Возможен подбор сотрудников под проекты с учетом их эффективности. Дашборд трудозатрат помогает отслеживать нагрузку подчиненных.

• Написание заявлений на отпуск, по личному заявлению. Отпуска сотрудников показаны на диаграмме Ганта, что помогает планировать отдых, отслеживая временные пересечения с коллегами. Оперативное информирование сотрудников о внутренних распоряжениях. Проведение опросов. Создание групп по интересам. Постановка целей по профессиональному развитию сотрудникам каждые полгода.

6. Аналитика. Доступ к необходимой отчетности. Визуальные графики и числовые показатели

7. Безопасность

• Гибкая настройка доступа для сотрудников. Можно дать ограниченный доступ и внешним пользователям.
• Партнеры и заказчики смогут просматривать документы, следить за ходом их согласования, оставлять заявки и обсуждать задачи непосредственно со своим менеджером, быстро достигая взаимопонимания.

Доступно мобильное приложение для Android (версии не ниже 5.1) и iOS (версии не ниже 13). В мобильном приложении доступен весь функционал десктоп-версии. Приложение объединяет корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, а также участие в любых бизнес-процессах. По запросу возможно создание брендированного под компанию заказчика приложения.

Интеграция с другими сервисами

• Системы: 1С, Контур Диадок, СПАРК, Active Directory, SAP, Microsoft AX, Microsoft NAV.
• Взаимодействие: Outlook, СКУД.
• Геолокация: Яндекс.Карты.
• Социальные сети: Telegram, WhatsApp.
• Доски объявлений: Avito, Cian, HeadHunter.ru.

Доступны интеграции с мессенджерами, социальными сетями, корпоративной телефонией, электронной почтой, геосервисами и другими системами по запросу техслужбе.

Интерфейс и сложности работы

Интерфейс понятен, не содержит лишних элементов. Оценка 5/5.

Сложностей в работе не возникает. Оценка 5/5.

Оплата и тарифы

Бесплатного тарифа нет. Демо-версии нет. Весь функционал доступен по одной лицензии. Оплата в рублях в удобном варианте после созвона с менеджером.

Сервис предлагает поддержку по планированию бизнес-процессов компании заказчика. Специалисты проводят бизнес-анализ, определяют цели автоматизации для компании, отдельных подразделений и процессов. Составляют техническое задание, проектируют структуру процессов, импортируют данные из прежних систем, тестируют и запускают решение. Технические специалисты настраивают интеграцию с другими системами и сервисами, знакомят пользователей с системой, предоставляют материалы для новых сотрудников, проводят обучение и сертификацию ИТ-специалистов, оказывают техническую поддержку.

Два тарифа лицензий:

1. On-Premises:

• Неконкурентная лицензия 22 000 руб.
• Конкурентная лицензия 33 000 руб.
• Ограниченная лицензия 7 500 руб.

2. SaaS (минимальный срок подключения услуги SaaS - 12 месяцев, платеж ежеквартальный):

• Неконкурентная - 3 000 рублей за 1 пользователя.
• Конкурентная - 4 200 рублей за 1 пользователя.

Стоимость всего проекта внедрения системы рассчитывается индивидуально, исходя из потребностей компании, сложности настраиваемых бизнес-процессов и объема дополнительных услуг.

Дополнительные услуги:

• Бизнес-анализ - 3 500 - 4 700 руб./час.
• Настройка - 2 500 - 3 300 руб./час.
• Разработка уникального функционала - 3 500 - 4 800 руб./час.
• Разработка мобильного приложения - 5 000 - 6 700 руб./час.

Обучение:

• Обучение пользователей - от 30 000 руб./курс. Курс составляет 2 занятия по 2 часа для групп не более 20 человек.
• Обучение администраторов (для специалистов начального уровня подготовки): в сборной группе от 4 человек - 25 000 руб./чел. (удаленный формат вебинаров), в персональной группе 1-3 чел. - 80 000 руб./гр. (за каждого дополнительного участника - 18 750 руб.). Курс составляет 6 занятий по 2,5 часа. По итогам выдается сертификат о прохождении или сертификат о прослушивании (при невыполнении экзаменационного задания).
• Дополнительное обучение администраторов - от 60 000 руб./чел. Содержание и структура курса определяется по заказу.

Стоимость техподдержки (первый год - бесплатно для on-premises лицензии, начиная со второго года стоимость на 12 месяцев составляет 25% от всех купленных пользовательских лицензий по стоимости на дату заключения договора техподдержки, оплата ежеквартальная):

• Обновление платформы до новых версий, консультации по функционалу работы платформы.
• Диагностика ошибок настройки и ошибок в программном коде, их устранение.
• Регулярное обновление мобильного приложения.
• Функционал встроенной видеоконференцсвязи (ВКС).
• Дополнительные опции: обновление в выходные и нерабочие дни или в любое удобное время, закрепление эксперта и возможность общения по телефону, ежедневный мониторинг работы системы с автоматической постановкой задач на исправление ошибок платформы, рекомендации по исправлениям ошибок бизнес-логики.

Доработка системы (по методологии Time&Material, оплата по факту выполненных работ, стоимость настройки складывается исходя из ролей, ставок специалистов и ежемесячного объема работ в целом):

1. Уровень TM0. Минимальный объем услуг - 400 000 руб. 1 час работы специалиста - от 2 500 до 5 000 руб. Обязательный контроль со стороны руководителя проекта и методическая поддержка бизнес-аналитика.
2. Уровень TM1. Минимальный объем услуг - 200 000 руб. 1 час работы специалиста - от 3 000 до 6 000 руб. Обязательный контроль со стороны руководителя проекта и методическая поддержка бизнес-аналитика.
3. Уровень TM2. Минимальный объем услуг не установлен. 1 час работы специалиста - от 3 300 до 6 700 руб. Контроль руководителя проекта и методическая поддержка - по запросу.

приобретение оборудования. Его стоимость зависит от количества пользователей, подключений, объемов вложений, количества доступных машин. Приблизительная стоимость серверного оборудования (на 100 пользователей) - 300 000 руб. Установка Формы на сервер повышенной стоимости бесплатно.

Применяет партнерскую программу в качестве интегратора (продажа лицензии, самостоятельно внедряет систему) и агента (продажа лицензии, не внедряет систему).