ТОП 10 планировщиков задач 2024 — рейтинг лучших таск менеджеров для планирования задач

Планировщик задач — виртуальный ежедневник, который помогает грамотно организовать время, сосредоточиться на приоритетных задачах, контролировать выполнение. Таск-менеджер может быть применим для организации личных дел или бизнес-задач.

В управлении личными делами такой софт эффективнее, чем записи на бумажных листках или стиках, которые в любой момент могут затеряться. Для совместной работы с несколькими проектами планировщик незаменимый инструмент.

Как работает планировщик задач

Таск-менеджер — это программа или приложение, которое в большинстве случаев работает как облачное решение. Доступ в сервис возможен с любого устройства, подключенного к интернету. Однако, некоторые планировщики делают возможным автономную работу оффлайн, когда интернет выключен —  обычно за дополнительную плату.

Чтобы начать работать в планировщике, в ряде случаев бывает достаточно скачать и установить приложение, либо зарегистрироваться с помощью электронной почты. Многие планировщики снабжены бесплатной версией, что позволит пользоваться базовым функционалом неограниченное время.

• Отзыв о LeaderTask:

Глеб Стародынов

02.11.2024 в 16:51

Отличное приложение для небольшой компании

Отличный таск менеджер для компании до 30 человек. Большие приложения отпугивали грузным интерфейсом и тем, что пользоваться сложно. Тут же функционал такой же, но при этом все достаточно просто для того, чтобы обучать сотрудников в кратчайшие сроки работать с программой.

Очень нравится, что постоянно обновляются и прислушиваются к пользователям. Не раз видел, что люди отказывались продолжать работать с приложением из-за того, что не было каких-то функций и возвращались, потому что эти функции появлялись благодаря просьбам пользователей. Это меня сильно удивило, такого я не видел нигде среди подобных приложений.

• Отзыв о Evernote:

Pro100Masha

Опубликовано 2 Январь, 2024  09:22

Если бы не этот блокнот, я бы может и не писала столько отзывов и статей. Советую его всем если спрашивают где удобнее набирать текст и хранить информацию из сети. Интерфейс понятный и не сложный, разобраться в Evernote при желании не составит большого труда.

Для работы и учебы эта программа может быть вообще бесценна, так как обладает широким функционалом. Ей можно придумать применение чуть ли не в любой области жизни и поэтому я действительно ее всем советую, если речь заходит о чем-то, где может пригодиться Evernote.

Преимущества таск-менеджеров

Очевидное преимущество электронного органайзера — возможность держать под рукой и структурировать свои задачи, а также управлять проектами, если в выполнении завязаны несколько человек. Тем самым происходит значительная экономия времени и исключаются риски забыть важное, повышается продуктивность.

Таск-менеджеры помогают наладить системный подход в управлении делами. Они структурируют список задач с учетом объема и приоритетности. Благодаря настройкам, автоматизации и искусственному интеллекту сокращается время самого внесения задач или отметок о выполнении. Так, чтобы отметить задачу в некоторых сервисах, достаточно потрясти телефоном. В этом таск-менеджеры значительно выигрывают по сравнению с бумажными блокнотами и Excel-табличками.

Есть также другие цели использования планировщиков с учетом их дополнительных полезных функций, например:

• некоторые планировщики умеют структурировать список покупок — что позволяет экономить деньги;
• таск-менеджеры, снабженные функцией регулярных настраиваемых напоминаний, полезны в качестве трекеров полезных привычек — например у TickTick есть «раздражающее напоминание», которое будет всюду «преследовать» вас, пока вы не сделаете задачу;
• встроенный таймер по системе Pomodoro (25 минут работы и 5 минут отдыха — переключения) поможет наладить продуктивность в отношении больших сложных задач или тех задач, которые нет мотивации выполнять;
• опция белого шума позволит отключиться от посторонних мешающих звуках;
• может предлагаться опция создания документов и таблиц прямо в планировщике, а также формирование базы знаний, сохранение и структурирование ссылок — например у сервиса Notion;
• может включаться опция хранения, распознавания и поиска информации в  написанных от руки заметках, например у EverNote.

Интерфейс Evernote:

Pomodoro таймер у Weeek:

Цены и тарифы

Большинство базовых функций доступны в бесплатном режиме. Чтобы получить доступ к продвинутым, расширенным функциям и улучшениям производительности, нужно выбрать один из предлагаемых тарифов.

Пример расценок на тарифы у Any.do:

Тарифы различаются в зависимости от количества премиум-функций, а также от типов устройств. Обычно вносится ежемесячная плата, либо оформляется подписка на год. Некоторые таск-менеджеры предусматривают возможность единовременной покупки доступа к продвинутым функциям.

Бесплатные и демо-версии

На бесплатных тарифах обычно доступны такие опции, как составление списка задач, структурирование задач по папкам, присвоение каждой задаче меток, цветов, сроков. Могут быть ограничения на объем добавляемых файлов, отсутствовать напоминания, возможность комментирования или другие продвинутые опции.

Есть сервисы, которые полностью бесплатны, также есть планировщики, где бесплатная версия полностью отсутствует.

Некоторые сервисы предоставляют дополнительную демо-версию перед тем, как вы решили перейти на платный Pro- или Premium тариф. Обычно демо-версия ограничена по времени в пределах 1 недели использования. Может потребоваться привязка банковской карты.

• Отзыв о Any.do:

Простой список дел

Если на день огромное количество мелких дел, которые держать в голове невозможно и при этом нужна только фиксация и напоминания, то сервис идеально подойдет. Помогает спланировать дела на несколько дней или отложить на когда-нибудь. Не подойдет для ведения проектов или крупных задач, хотя все необходимое в нем есть.

Поддерживаемые платформы

Практически все планировщики работают на нескольких платформах, например на Windows, macOS, Android, что дает возможность синхронизировать информацию о задачах и проектах на разных устройствах. Также сервис-планировщик может предоставлять свое отдельное мобильное приложение. Это удобно тем, что можно зайти в таск-менеджер находясь в любом месте, где есть интернет — не обязательно только из офиса.

Поддерживаемые платформы у MyLifeOrganized:

Некоторые планировщики предлагают дополнительно версию для браузера, например FireFox, Chrome. Есть таск-менеджеры, которые работают только как мобильное приложение, но при этом являются полностью бесплатными, например Remember The Milk.

Интеграция со сторонними платформами

У планировщиков может быть опция интеграции с Google диск и другими платформами, в том числе синхронизация с голосовыми помощниками Siri, Alexa. Некоторые планировщики распознают речь и позволяют заносить задачи с помощью диктовки голосом.

Интеграции у Remember The Milk:

Доступны интеграции с Dropbox, Gmail, картами, социальными сетями вроде VK, Twitter и мессенджерами, например WhatsApp. Такие интеграции позволяют отправлять самому себе напоминания и уведомления на почту, в мессенджеры, сообщения в соцсетях, чтобы не упускать задачи.

Интерфейс

Внешний вид большинства планировщиков понятный, с базовыми настройками, списками и карточками задач сможет разобраться новичок. Планировщики, разработанные компаниями других стран, могут иметь функцию выбора русского языка (русскоязычный интерфейс).

Интерфейс у Any.do:

Но даже если интерфейс на английском, в большинстве случаев он интуитивно понятен.

Есть специализированные функциональные таск-менеджеры, заточенные на бизнес, командную работу, либо на специалистов определенного профиля. Так, Jira и GitHub заточены на разработчиков и программистов, Битрикс24 может использоваться менеджерами по продажам, поскольку там есть встроенная CRM.  

Стандартные функции в интерфейсе

Планировщики задач имеют в интерфейсе несколько стандартных областей: навигатор с разделами, списки задач, свойства.

Каждый таск-менеджер предлагает возможность настроек под конкретные особенности вашего бизнеса и повседневных дел. Можно создавать метки или теги, которые присваиваются задачам, красить задачи в разные цвета, добавлять файлы и изображения, чек-листы, устанавливать сроки и напоминания.

У некоторых планировщиков есть функция сохранения избранных задач в смарт-листе, опция присваивания уровня сложности каждой задаче.

Многие таск-менеджеры поддерживают сортировку задач по иерархии (дереву приоритетов). Можно создавать задачи и подзадачи с несколькими уровнями вложенности. Некоторые планировщики, например Хаос-Контроль, структурируют задачи по принципу иерархии сфера-цель-проект-действие. Считается, что такая связка обеспечивает успешное достижение цели на 80%. Некоторые таск-менеджеры имеют опцию добавления календаря. Можно настроить вид отображения календаря.

Управление задачами у LeaderTask:

Система тайм-менеджмента, лежащая в основе

Как правило, таск-менеджеры многофункциональны: один и тот же сервис подходит для организации как личных, так и рабочих дел. Задачи можно структурировать по тематикам — бизнес, бытовые вопросы, просто заметки.

Так выглядит простая канбан-доска в Трелло:

Таск-менеджеры основаны на разных подходах и системах планирования, доказавших свою эффективность. Примеры:

• Канбан: карточки с информацией о проекте перемещаются по столбцам исходя из степени готовности.
• GTD — Getting Things Done: использование системного алгоритма для повышения продуктивности. Например, при таком подходе искусственный интеллект может выбирать из списка задачи и напоминать о них в соответствии с местонахождением: когда вы дома, будет предложено позаниматься хозяйственными вопросами или уборкой.
• My Day: каждый день вы записываете задачи и цели на день, философия здесь и сейчас.
• Матрица Эйзенхауэра: выделяются дела из категорий «срочно и важно», «не срочно и важно», «срочно и не важно» и ставятся по уровню приоритетности;
• Системы управления проектами Scrum, Agile.

Некоторые органайзеры имеют шаблоны и заготовки, основанные на различных подходах, плюс есть возможность управлять задачами и помечать их по собственной удобной системе.

Настройка планировщика и работа с задачами

Многие таск-менеджеры позволяют провести настройку один раз. Например можно настроить в меню нужные даты, частоты повторения, время выполнения — и в нужный момент будут приходить напоминания. Настройка сортировки происходит по нескольким параметрам, например:

• по порядковому номеру в списке;
• по времени выполнения;
• по названию;
• по тегам;
• по приоритетам.

Некоторые планировщики предлагают структурирование задач с подходом планировать не 100% времени, а оставлять «зазоры» примерно 20% на форс-мажоры или спонтанно возникающие проекты. Можно отдельно маркировать короткие задачи, например те, что занимают 5-10 минут. Система планировщика будет напоминать о них, когда появляется соответствующее окно.

Часто сервисы-органайзеры предлагают готовые шаблоны для сортировки. Например, можно разделять задачи по видам деятельности, и под каждый вид предоставляется свой шаблон.

Примеры шаблонов у Trello:

Также практически все планировщики снабжены разделом «Входящие», куда попадают задачи, которым не присвоена категория и время — для последующего разбора. У других таск-менеджеров есть похожий раздел «Заметки». Это раздел, куда можно записывать внезапно приходящую информацию, задачу или идею, а разбирать и назначать ей сроки уже потом.

Кастомизация

Большинство планировщиков имеет возможности кастомизации дизайна, то есть возможность настройки своих собственных цветов, фонов, а также настройки меток задач, своего подхода к планированию.

• Отзыв о TickTick:

Очень удобный планировщик задач.

Плюсы

Долго искала, планировщик, который будет мне подходить. В этом понравилось наличие двух версии: браузерной и приложения. Есть возможность делить задачи по проектам, ставить напоминания и сроки на задачи, ранжировать по приоритетам. В платной версии есть интеграция с Помодоро, что тоже очень удобно. Можно вывести отдельным списком выполненные задачи.

Минусы

Из недостатков — нельзя поменять представление на календарь

Впечатление от сервиса хорошее, пользуюсь уже второй год.

• Отзыв о ToDoist:

Два минуса заставили отказаться от использования

Плюсы

В бесплатной версии есть командная работа, что уже огромный плюс.

Минусы

Не нравится, что нет возможности заменить слова "сегодня", "четверг" на нормальные даты. Я, например, точно знаю, что у меня есть дело 22 числа. А у меня на задаче висит "суббота" - это какое число? Мне надо спецом лезть в календарик? Далее - постоянный слет сортировки, это полный трэш! Вошел в текущий список задач, выровнял их по дате и убыванию - красота. Добавил новую задачу - она упала без сортировки в самый конец!

Минусы перебили все положительные впечатления от приложения, в моем случае пользования становится крайне неудобно.

Статистика достижений

Некоторые таск-менеджеры снабжены внутренней системой выставления оценок и рейтингов. Например, если задача выполнена не вовремя или не выполнена, сервис отмечает в статистике низкий балл. Статистика достижений и активности показывает, в какой день или неделю конкретной задаче было уделено максимальное внимание, в то время как о других проектах было забыто. Такая статистика представляется в виде графиков.

Планировщик также может предлагать возможность «соревноваться» в продуктивности с другими пользователями. Например, таск-менеджер TickTick дает информацию о вашей активности в процентном сравнении с активностью и самоорганизованностью других пользователей.

Есть планировщики, которые формируют статистику исходя из самооценки человеком своей продуктивности. Например, WeDo спрашивает вас после того, как вы отметили выполнение задачи: сколько ушло времени, насколько это важно для вас и о вашем самочувствии. Такая статистика наглядно показывает, каким делам вы уделяете больше всего времени и какие эмоции они вызывают.

• Отзыв о Microsoft To Do:

Хороший продукт, немного допилить и будет конкурент всяким any.do и todoist

Плюсы

Из коробки - групповая работа, правда не без ложки дегтя - нужно завести именно майкрософтную учетку, гугл или фб не подойдут. Ну да ладно, не смертельно, один раз можно это сделать.

Легкий удобный интерфейс что в веб, что в мобильной версии.

Минусы

Довольно долгая синхронизация между устройствами: в веб-версии выполнил задачу, на смартфоне она обновляется секунд через 30 и наоборот.

Виджет на смартфоне не отображает иконку прикрепленных файлов

Вадим Красновский

Смарт-списки

Таск-менеджеры часто снабжены опцией смарт-списков. Они могут показаться сложными для новичка на первом этапе. Суть их в том, что искусственный интеллект планировщика сам отбирает задачи, ориентируясь на параметры поиска, ключевые слова. Например, он структурирует дела с высокой важностью или те дела, на выполнение которых будет затрачено до 10 минут.

Поисковые запросы в планировщике агрегируют задачи, отмеченные определенными критериями. Например, в одном из смарт-листов могут отображаться только те задачи, которые должны быть сделаны до понедельника следующей недели, либо те, которые были надиктованы через Siri. Пример смарт-списков у Apple Напоминания:

Геймификация

Некоторые планировщики снабжены инструментами геймификации, звуковыми, анимационными эффектами, которые используются в качестве дополнительного мотивационного инструмента.

Например, может быть добавлен звук пишущего карандаша при добавлении задачи, звук комкующегося листа бумаги при вычеркивании или появление анимированного персонажа. Геймифицированные планировщики предлагают создать героя, делам и задачам присваиваются статусы «монстров», и если вы начинаете прокрастинировать или забывать выполнять задачи, герой теряет очки.

Пример геймифицированного планировщика Habitica:

В качестве дополнительных встроенных опций планировщики-календари могут показывать погоду при клике на определенную дату, либо информировать об интересных фактах, случившихся в истории в этот день.

Визуализация задач

Планировщики поддерживают разные типы визуализации задач. Могут быть доступными как стандартные to-do-листы с отмечанием галочками выполненных дел, так и диаграммы Ганта, заполнение блоков с задачами разными цветами в зависимости от степени готовности. Некоторые планировщики предоставляют данные о загрузки в виде круговых диаграмм, имитирующих циферблат часов, например Sectograph:

Некоторые таск-менеджеры позволяют простраивать интеллект-карты для планирования. Такие карты оптимально использовать при работе с крупными проектами. Они позволяют визуализировать задачи и подзадачи в виде дерева с различными ответвлениями. Например, такая опция реализована у сервиса MindMeister.

Командная работа, управление проектами

В рамках командной работы можно делиться списком задач с другими. Многие планировщики делают доступной совместную работу: можно ставить задачи коллегам, назначать ответственных, открывать доступны для всех участников проекта, добавлять или исключать исполнителей в процессе работы. Каждой задаче можно присваивать статусы по уровню ответственности, например «поручено», «выполняется», «наблюдаю».  

Таск-менеджеры, заточенные на командную работу, часто снабжены встроенными чатами, возможностью комментирования и голосований за решения. Задачи удобно отслеживать и искать благодаря встроенным фильтрам: по участникам, меткам, срокам, ключевым словам. Пример командных чатов у Wrike:

Контроль продуктивности персонала

Некоторые таск-менеджеры снабжены функциями учета рабочего времени, их используют руководители для контроля и оценки продуктивности команды. Планировщик передает информацию о загруженности каждого сотрудника руководителю. Например, в статистике сервиса LeaderTask можно отследить самых непродуктивных работников.

• Отзыв о WorkFlowy:
• Альтернатива заметкам и майндмэпам
• Хорошо
• Удобство
• Внешний вид
• Функциональность
• Плохо
• Цена

Для меня эта программа стала заменой не только стандартным заметкам телефона, но и ментальным картам. Можно быстро набросать сложную структуру по работе или личному проекту, а главное - потом с этим удобно работать. Сочетания клавиш, продуманный интерфейс и ничего лишнего. Отдельное спасибо за приложение для телефона.

Мария Куйбышева

Встроенная CRM-система

Некоторые продвинутые планировщики имеют в своих функциях CRM-систему. Она позволяет регистрировать сделки, вести клиентскую базу.

В подобных таск-менеджерах можно создавать задачи и карточки клиента, связывать их между собой. В карточках указывается профиль клиента, товарная позиция, сумма. Можно редактировать базу, дополнять, оформлять каталог с товарами.

Архивирование задач и резервное копирование

Опция полезна тем, что можно изучить и проанализировать выполненные в прошлом проекты. Информация о задачах хранится в архиве планировщика. Можно смотреть задачи, которыми занималась команда, например, 3 года назад в этот же день и месяц. Такая опция реализована не у всех, например, она есть у Todoist. Обычно это платная опция.

Может быть также предусмотрена функция резервного копирования. Она особенно актуальна при работе в команде, для бизнес-целей. Информация не теряется, копируется на жесткий диск и может быть восстановлена в любом месте.  

Есть также планировщики, которые стирают задачи по мере их выполнения или по мере окончания запланированного времени, например в Sectograph задачи удаляются сразу, как только время прошло. Они больше подходят для краткосрочных целей и оперативного планирования.

• Отзыв о MyLifeOrganized:

Artur Kharin

Казахстан, Kostanay

Органайзер для роботов

14.04.2024

Достоинства:

Гибкость, она же и минус, если новичок в этом (много нервов)

Недостатки:

Визуализация 2 из 5

Сплошной текст, мало графики. Не для визуалов. Выбесила версия для андроид. Ну зачем при раскрытии списка с подзадачами делать отступ, ну хорошо один отступ, а в подзадачах еще подзадачи и снова отступ еще больше и уже не читабельно.

Недостатки планировщиков

У электронных планировщиков могут быть некоторые «подводные камни», которые желательно учитывать в работе. Могут происходить технические сбои, слетать задачи, некорректно работать и приходить не вовремя уведомления. Обычно такое происходит при слишком большом количестве назначенных задач, когда система перегружена. Также могут наблюдаться различия в опциях у приложения, которое разработано под разные платформы.

У некоторых таск-менеджеров может быть сложный интерфейс, рассчитанный на профессионалов, с которым трудно разобраться поначалу. В основном это касается функции умных списков — не всегда понятно, как и по какому принципу там оказываются задачи, как им пользоваться.

Также у большинства планировщиков есть недостаток в виде отсутствия десктопной или оффлайн версии. Таск-менеджеры в большей степени полезны проектным командам, а также людям, которые находятся в интернете постоянно, не расставаясь с мобильным телефоном. Всегда будет категория людей, для которых удобнее вести дела «по старинке» — в бумажных ежедневниках и без необходимости быть привязанным к Интернету.

• Отзыв о Remember The Milk:

Было удобно, но переезжаю

Плюсы

Удобное приложение для GTD, есть синхронизация с задачами MS Outlook в платном аккаунте. Гибкая настройка умных списков.

Минусы

Так случилось, что живу в двух часовых поясах. Задача созданная в одном часовом поясе при переезде в другой меняет время исполнения. Например создана задача со сроком "суббота", при переезде в другой становится со сроком "пятница". При этом приложение на андроиде ведет себя иначе, чем веб-доступ. Сам разобрался, что у них с датами работа не корректная. Писал несколько раз в тех.поддержку - предлагают менять каждый раз часовой пояс в профиле.

Александр Коровин

Как выбрать планировщик

Таск-менеджеры различаются между собой по количеству доступных опций, настроек, тарифам, производительности. При выборе анализируйте в первую очередь свои потребности в отношении сервиса. Например, одни планировщики заточены на долгосрочное планирование, другие на командную работу и групповые расписания, третьи — на постановку личных планов на неделю.

Определите, какие функции необходимы, а без каких можно обойтись. Возможно, на начальном этапе нет смысла заказывать платную версию с опциями, которые будут не востребованы. Обращайте внимание на:

• простоту интерфейса, удобство и оперативность в части управления;
• поддерживаемые платформы — некоторые таск-менеджеры поддерживают не все платформы, например доступны исключительно на мобильном телефоне, а на десктопе в них нельзя зайти;
• кросс-платформенность — чтобы была возможность зайти в планировщик из любой точки и с разных устройств;
• наличие функций стимулирования и мотивации производительности;
• наличие автоматических оповещений и уведомлений — это помогает экономить время, не упускать важное, не отвлекаться от работы, чтобы проверить, выполнил ли коллега порученную задачу.

Вывод

Планировщик — инструмент, позволяющий контролировать тайм-менеджмент и выполнение задач. Таск-менеджер можно использовать для ведения личных дел, планирования и для работы над командными проектами. Программы подходят всем людям, заинтересованным в повышении продуктивности. С помощью опций планировщика можно хранить информацию о задачах и планах в одном месте, делегировать задачи другим людям, устанавливать напоминания. Большинство необходимых базовых функций доступны в бесплатных версиях.

ИП Каличкина Анна Александровна

ИНН:702202480401

erid:2SDnjeBN4Gh

ООО «УК ТОПГАН»

ИНН:7810935037

erid:2SDnjeimbHB

ООО "КИКСИ"

ИНН:7716960639

erid:2SDnjcyYcXK

Ищешь бизнес идею по твоим интересам и финансам?

Мы подготовили тест, который выявит идеальную бизнес-идею для тебя, соответствующую твоим уникальным потребностям и амбициям

Пройти тест