Dental4Windows - обзор функционала + плюсы и минусы

CRM системы «Dental4Windows» предназначена для ведения медицинской и финансовой документации, учета и управления. Она позволяет автоматизировать работу медицинского и административного персонала стоматологической клиники любого масштаба и формы собственности.

Функционал CRM системы «Dental4Window»

Рассмотрим функционал CRM системы «Dental4Window»:

Электронное расписание

Книги записи на прием.

• Быстрое составление расписания врачей на любой период времени на основе шаблонов.
• До 32 статусов записи на прием (цветовая маркировка).
• Неограниченное количество книг на одном экране.
• Группировка врачей по специализациям/отделениям.
• Быстрое копирование/перенос записей (через Ctrl+C, Ctrl+V)
• Быстрый поиск записи пациента.
• Поиск свободного времени.
• Лист ожидания.
• Фиксация данных о продолжительности ожидания и приема .
• Отчеты «Кто записал», по статусам и др.
• Гибкая система отслеживания измененных, удаленных записей.
• Встроенная система выбора источника информации о клинике.

Бригадная книга записи.

• Альтернативный способ отображения расписания врача и его команды (ассистент, гигиенист, другое).
• Удобное планирование загрузки операционных/перевязочных в стационаре.

Онлайн-запись на приём.

• Интеграция с электронным расписанием в режиме ОНЛАЙН.
• Слоты в расписании отмечены статусом «из интернета».
• Клиника может выставлять любые слоты для свободной записи через интернет.

Мобильное приложение D4W Mobile.

• Просмотр расписание врачей.
• Внесение и удаление записей в расписании, резервирований.
• Просмотр и редактирование данных пациентов.
• Ввод новых пациентов.
• Поиск свободного времени в расписании одного или нескольких врачей.
• Доступно для Android и iOS.

Пациенты

База данных пациентов.

• Надежное хранение всех паспортных данных.
• Автоматическое формирование номеров амбулаторных карт по маске.
• Семейные прикрепления, оплата за членов семьи.
• Настраиваемые списки источников информации.
• Прикрепление до 6 страховых полисов различных компаний.

Протоколы лечения (комплексные операции).

• Выбор всех процедур лечения одним нажатием кнопки с возможностью коррекции количества процедур.
• Составлены согласно Клиническим рекомендациям СтАР и Номенклатуре медицинских услуг Минздрава РФ от 2018 г.
• Обеспечивают быстрый ввод всех необходимых процедур лечения.
• Настраиваются индивидуально для различных групп зубов.

Шаблоны документов для печати (договора, инф.согласия, письма).

• Неограниченное количество сопроводительных документов.
• Автоматическое заполнение паспортных и др. данных пациента.
• Оформление всех документов занимает не более 1 минуты.
• Шаблоны легко редактируются в RTF-редакторе или Ворде.

Электронные документы (прикрепление любых файлов пациентов).

• Прикрепление любых файлов пациентов.
• Добавление файлов простым перетаскиванием.
• Возможность создавать папки.
• Возможность просмотра файлов с любого компьютера.

Онлайн-формы.

• Возможность заполнения пациентом анкеты здоровья и других форм через интернет.
• Сокращение времени оформления документов в клинике.
• Возможность оставления отзывов о враче/клинике.

Амбулаторная карта.

• Формы 043/у - медицинская карта стоматологического больного и 043-1/у - медицинская карта ортодонтического пациента.
• Заполнение медкарты вручную или на основе шаблонов.
• Библиотека готовых шаблонов на основе МКБ-10 и других принятых в практике справочников.
• Шаблоны настраиваются индивидуально для каждого врача.

Карта зубов.

• Взрослые, детские и подростковые карты.
• Планирование лечения на карте зубов.
• Графическое отображение планируемых манипуляций.
• Просмотр снимков из карты зубов.
• Примечания к каждому зубу.

Карта пародонта.

В карте пародонта врач отмечает текущий пародонтологический статус пациента:

• уровень свободной десны;
• уровень слизисто-десневого соединения;
• глубина зубо-десневого кармана;
• класс фуркации;
• мобильность зуба;
• кровоточивость;
• наличие гноетечения.

Трехмерная (3D) карта зубов, 3D-череп.

• Первая в мире трехмерная карта зубов.
• Выделение проблемных зон на 3D черепе.
• Работа с зубами, мягкими тканями и костью.
• «Живая» графика, понятная для пациента.

Ортодонтическая карта.

• заполнение карты из программы согласно печатной форме;
• составление плана лечения;
• распечатка согласно утвержденной форме.

Планы лечения.

• Создание нескольких альтернативных планов лечения.
• Разбивка плана лечения на стадии или визиты.
• Составление плана лечения из карты зубов.
• Указание в распечатке планов лечения персональной скидки.
• Автоматический перенос записей из Плана в Курс лечения.
• Отчеты о количестве составленных и выполненных врачами планах лечения.

Курс лечения.

• Быстрый ввод выполненных процедур – через операции (комплексы услуг) или из плана лечения.
• Вся информация об оказании услуги – в одной строчке.
• Все услуги, оказанные пациенту в клинике – на одном экране.
• Возможность оставлять заметки по каждой услуге.
• Цветовая кодировка состояния оплаты.

Счета, квитанции, акты.

• Оформление всех финансовых документов в течение < 1 минуты.
• Распечатка документов с реквизитами и логотипом клиники.
• Возврат платежа, аванс, рассрочка.
• Оформление платежа на третье лицо.
• Закрытие финансового периода от внесения изменений.
• Расширенный аудит действий пользователей.

Справка для налоговой.

• Автоматическое формирование справки для налогового вычета.
• Оформление справки на пациента или его родственников.

Лаборатории

Составление и учет заказ-нарядов.

• Работа с несколькими лабораториями по разным расценкам.
• Отслеживание сроков изготовления работ на различных этапах.
• Несколько печатных форм заказ-нарядов.
• Возможность расчета з/п врачу и технику по закрытым нарядам.

Страхование

Расчеты со страховыми компаниями и сторонними организациями.

• Работа со страховыми компаниями по индивидуальным программам, расценками.
• Автоматическое отслеживание сроков прикрепления пациентов.
• Годовой лимит на пациента или по договору.
• Формирование реестров с учетом требований страховых компаний (диагноз по МКБ-10, № зубов и т.п.).
• Отдельная отчетность по работе с СК.

Практика

Персонал клиники.

• Настраиваемый список специализаций врачей и персонала.
• Персональный вход в систему, в том числе, с использованием ЭЦП.
• Гибкое распределение прав доступа.
• Склад расходных материалов для каждого материально-ответственного.

Прайс-листы.

• Неограниченное число прейскурантов.
• Индивидуальные расценки для врачей.
• Возможность введения скидок/наценок в выходные и праздничные дни.
• При изменении цен старые расценки сохраняются за все предыдущие периоды.

Куратор пациентов.

• Назначение пациенту индивидуального куратора.
• Отчеты по внесению оплаты пациентами в разрезе кураторов.
• Автоматический расчет вознаграждения куратору.
• Куратор может совместно с врачом быть автором плана лечения.

E-Chat – cистема быстрого обмена сообщениями между сотрудниками.

• Обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы.
• Быстрая коммуникация между персоналом, закрытая для пациента.
• Задача №1 - сообщить врачу о приходе пациента, не входя в кабинет.

Расчет заработной платы персонала.

• Индивидуальные тарифы для каждого сотрудника.
• Возможность дифференцированной оплаты за каждую процедуру (процент или фиксированная сумма).
• Возможность повышенной оплаты за «своих» пациентов.
• Тарифы легко копируются от одного сотрудника к другому.

Система отчетности.

• Более 50 стандартных отчетов с гибкими настройками.
• Формирование отчетов за произвольный период времени.
• Возможность группировки отчетов по специалистам.
• Возможность формирования персональных отчетов в генераторе отчетов.
• Выгрузка данных из всех отчетов в MS EXCEL.

Генератор отчетов.

• Возможность составления произвольных отчетов.
• Индивидуальный дизайн таблиц.
• Включение в отчеты вычисляемых полей.

Учет материалов.

• Приход, расход и списание материалов.
• Автоматическое списание материалов по нормам расходов.
• Сигнализация о достижении минимального остатка материала.
• Возможность упрощенного учета материалов по данным врачей-стоматологов.

Кассовый журнал.

• Открытие и закрытие кассовых смен.

Модуль Стерилизация.

• Контроль за оборотом медицинского инструментария в клинике.
• Учет циклов работы стерилизаторов.
• Учет всех прошедших стерилизацию упаковок с инструментами.
• Использование сканеров для считывания штрих-кодов с упаковок.

Электронная цифровая подпись документов (ЭЦП).

• Позволяет врачу подписывать электронные документы.

Электронная графическая подпись (на планшете).

• Возможность подписывать документы врачом и пациентом с помощью стилуса на планшете.
• Графическое отображение подписей на печатных формах.
• Работа в модулях «План лечения» и «Письма» (произвольные электронные документы).

Онлайн-касса.

• Поддержка онлайн-касс, введенных в обращение согласно федеральному закону № 54-ФЗ.

IP-телефония.

• Интеграция с популярными системами IP-телефонии (Телфин, Манго, UIS, Asterisk, в дальнейшем возможна интеграция с другими системами).
• Из окна входящего/исходящего звонка: открытие амбулаторной карты, просмотр записей на прием, переход к записи в расписание.
• Фиксация результата звонка.
• История коммуникаций – автоматическое сохранения информации о звонке.

Маркировка лекарственных препаратов.

• Формирование документов для последующей загрузки в Личный кабинет системы МДЛП «Честный знак»

• Модуль передачи данных в ЕГИСЗ.

• Экспорт данных в Единую государственную информационную систему здравоохранения.

Маркетинг

• Вызовы на профилактику.

• Автоматическое проставление даты планируемого вызова на профилактику.
• Возможность гибкой настройки даты следующего вызова.
• Автоматическое приглашение пациентов на прием.

• Выборки пациентов из базы данных.

Мощный инструмент SQL-запросов к базе данных позволяет проводить произвольный поиск пациентов:

• по последнему визиту;
• по выполненным процедурам;
• по лечащему врачу;
• по любой комбинации признаков.

Должники.

• Автоматическое формирование «мягких» напоминаний через СМС- и почтовые рассылки.
• Возможность установки «безнадежного» долга.
• Систематизация работы по взысканию задолженностей за лечение.

Отправка SMS из программы.

• Напоминания о записи на прием. Ответ от пациента с подтверждением/отменой визита поступит в книгу записи на прием или на e-mail.
• Рассылки SMS в ручном или автоматическом режимах.
• Извещения об акциях, письма с поздравлениями, напоминания о профосмотрах и т.п. по заданным вами параметрам.

Голосовые сообщения.

• Автоматическое формирование голосового сообщения из произвольного текста.
• Выбор из четырех мужских и женских  голосов.
• Предварительное прослушивание результата сообщения.
• Доставка на мобильные и стационарные номера.
• Автоматический дозвон.
• Возможность получения обратной связи от пациента через цифры на телефоне.
• Отчет о доставке и времени прослушивания сообщений.

Автоматизация оповещений пациентов.

• Отправка СМС или E-mail.
• Гибкая настройка шаблонов сообщений.

Гибкая настройка расписания для автоматической рассылки с указанием:

• дней недели для отправки сообщений;
• даты и времени начала отправки сообщений;
• частоты отправки сообщений;
• отправки сообщения с привязкой к записи пациента в расписание.

Потенциальные пациенты.

• для маркетологов и кураторов клиники;
• учёт и контроль работы с потенциальными пациентами;
• история коммуникаций с потенциальными пациентами;
• перенос данных потенциальных пациентов в карточки реальных пациентов.

Модуль «Все коммуникации».

• Отображение коммуникаций, связанных с определенным сотрудником, куратором или врачом.
• Настройка вывода на экран определенных столбцов таблицы.
• Установка фильтров по столбцам.
• Установка комбинаций фильтров.
• Переход из строки таблицы в другие режимы программы (просмотр сведений о пациенте, просмотр сведений о потенциальном пациенте, запись на прием).
• Экспорт в Excel и/или распечатка полученных данных.

Оценка эффективности работы клиники

• Модуль Аналитика

Новые пациенты:

• Новые пациенты.
• Новые пациенты с планами лечения.
• Сумма планов лечения для новых пациентов.
• Пациенты с повторным визитом.
• Распределение новых пациентов по возрасту.
• Распределение новых пациентов по источникам рекомендации.

Оказанные услуги:

• 5 основных услуг, оказанных новым пациентам.
• Валовая выручка по  5-ти основным услугам, оказанным новым пациентам.

Отмененные визиты:

• Всего назначенных визитов.
• Всего отмененных визитов.
• Неявки.
• Отказы от визита.
• Другие причины неявки.

Выручка:

• Общая сумма оказанных услуг без учета скидок и оплат.
• Скидки и возвраты.

Платежи:

• Общая сумма платежей за период.
• Наличные платежи.
• ТОП 10 пациентов по объему выручки.
• ТОП 5 врачей по объему лечения.

Статистика платежей:

• % наличных платежей.
• % скидок.
• % невыплат по счетам.
• Статистика по плательщикам.

Планы лечения:

• Новые планы лечения.
• Выполненные планы лечения.
• Незавершенные планы лечения.

Диагностический отчет:

• Загрузка врача, отделения, клиники.
• Процент первичных обращений.
• Средний чек посещения.
• Средняя выручка с 1-го пациента.
• Стоимость фактического часа работы врача.
• Количество посещений одним пациентом.

Расчет ключевых показателей эффективности (KPI):

• Чистая выручка за клинический час.
• Прямые затраты в процентах от чистой выручки.
• Среднее кол-во визитов пациентов в день.
• % неиспользованных клинических часов.
• Средняя реальная продолжительность приема (мин).
• Среднее количество неявок/отказов в день.
• Средняя стоимость плана лечения у пациента.
• Процент завершенных планов лечения.
• % пациентов, имеющих повторные назначения.
• Количество «активных» пациентов.

Сопряжение с рентгеновским оборудованием

Программа Dental4Windows имеет возможность сопряжения практически со всеми радиовизиографами и ортопантомографами, представленными на рынке.

Для работы с рентгеновскими снимками и фотографиями в системе имеется собственный графический редактор. С его помощью можно проводить измерения расстояний и углов, что активно применяется в эндодонтии и имплантологии, а также при расчете телерентгенограмм в ортодонтии. Для улучшения качества изображения используют различные фильтры, в том числе «нечёткая маска» - для увеличения резкости изображения.

Графический редактор обеспечивает возможность просмотра рентгеновских снимков непосредственно в разделе «Карта зубов».

Бонусы и Дисконт

Учет накопительных скидок:

• Возможность предоставления накопительных скидок.
• Автоматическое напоминание о выдаче дисконтной карты.
• Семейные скидки.

Бонусная система:

• Гибкая настройка.
• Разные бонусы для каждой процедуры.
• Списание бонусов на определенные процедуры.
• Временные ограничения по списанию бонусов.
• Возможность прямого начисления/списания бонусов.

Многофилиальный режим

Ведение раздельного учета по филиалам/юр. лицам в единой базе пациентов:

• Раздельная работа по филиалам с общей базой пациентов.
• Предоставление отчетов сводных или по филиалам.
• Помощь в технической организации распределенной базы данных.
• Идеальный инструмент для сетевых клиник.

Тарифы CRM системы «Dental4Window»

CRM системы «Dental4Window» предоставляет своим пользователям 4 тарифа:

• Тариф «Super Light» – для частнопрактикующих врачей.
• Тариф «Light» – для автоматизации на уровне регистратуры.
• Тариф «Standard» – для автоматизации регистратуры и лечебного процесса.
• Тариф «Full» – для клиник, работающих со страховыми компаниями

Стоимость каждого тарифа рассчитывается в индивидуальном порядке.

Пробный период CRM системы «Dental4Window»

CRM система «Dental4Window» предоставляет своим пользователям демонстрационную версию сервиса. Для активации доступа необходимо нажать на клавишу «Заказать демо»:

Далее вам потребуется заполнить ряд контактных данных и нажать клавишу «Отправить»:

После чего менеджеры сервиса свяжутся с вами и предоставят вам демо доступ:

Рассмотрим интерфейс сервиса «Dental4Window»:

Интеграции CRM системы «Dental4Window»

Рассмотрим интеграции CRM системы «Dental4Window»:

• Mango Office.
• Телфин.
• СМС услуги.

Оценка интерфейса и сложности сервиса

Стоит отметить лаконичность и доступность интерфейса CRM системы «Dental4Window» посредством использования браузера.

CRM система «Dental4Window» включает в себя основной экран и верхнюю панель, в которой сосредоточены все необходимые инструменты. Оценивая интерфейс сайта данного сервиса по пятибалльной шкале, можно поставить 4 балла.

Что касаемо сложности структуры данного сервиса, то в данном случае оценка составит 0 баллов, так как сайт и сам сервис сконструированы очень доступно, и при работе не возникает никаких сторонних вопросов.

Плюсы и минусы

Рассмотрим преимущества CRM системы «Dental4Window»:

• Опыт разработки.
• Продуманный функционал.
• Сверхвысокая надежность.
• Уникальные функции.
• Гибкость комплектации.
• Входит в Единый реестр российского ПО Минкомсвязи.

Опираясь на мнения пользователей данной системы, можно выделить следующие недостатки:

• Иногда информацию приходится получать из нескольких отчетов.
• Отсутствие примерной информации о стоимости тарифов.