YouGile - обзор функционала + плюсы и минусы

CRM YouGile – это простой в использовании инструмент для затягивания больших команд в ежедневную работу с задачами. Компания делает упор на очевидность интерфейсов и неформальные коммуникации по задачам. Для создания прозрачности – это самая гибкая система отчетов и детальная настройка прав доступа.

Конструктор отчетов, выгрузок и сводок CRM-системы YouGile:

В системе YouGile пользователю доступны 5 видов отчетов, которые закроют любые потребности — сводки, общий отчет, таблицы, лента событий и задачи сотрудников. Все 5 инструментов гибко настраиваются под компанию.

Права и роли в проекте CRM-системы YouGile:

В каждом проекте есть три предустановленные роли: "Управляющий", "Сотрудник" и "Наблюдатель". Но пользователь может создать свои роли, например, "Подрядчик" и настроить для этой роли особые права доступа ко всем элементам проекта.

Кейсы и обучение CRM-системы YouGile:

Компания регулярно записывает обучающие видео с примерами и кейсами. А также фирма связывается с клиентами и индивидуально помогает с внедрением системы.

Корпоративный мессенджер CRM-системы YouGile:

Система YouGile — это в том числе и корпоративный мессенджер. Есть личные чаты и можно создать сколько угодно групповых чатов. Чатом также является каждая задача в системе.

Это позволяет внедрить систему в большие команды гораздо проще. Чаты обеспечивают коммуникации, которые затягивают в работу над задачами. Пользователь внедряет мессенджер, а получает действующую систему управления проектами в своей компании.

CRM-система YouGile работает на всех платформах и устройствах:

Как поднять эффективность команды на 10% в ближайший час? Всей командой скачать и установить десктоп-приложения. Запуск вместе с операционной системой подталкивает каждого участника знакомится с актуальными задачами и видеть общую картину по проекту. Гарантированно приведет к росту эффективности.

Мобильное приложение CRM-системы YouGile:

Тему корпоративного мессенджера и таск-трекера продолжает мобильное приложение. Пользователь может работать с задачами и общаться с коллегами. Приложение доступно для iOS и Android.

Продукт CRM-системы YouGile:

• Максимально наглядные Agile-доски. В мире самый успешный инструмент для наглядного ведения проектов — это Agile-доска. Принцип наглядных, понятных каждому сотруднику досок — основной в YouGile.

• Иерархия: компания, проект, доска, колонка, задача. Реализована иерархия объектов, позволяющая строить работу компаний любой сложности. В компании может быть любое количество Проектов, в Проекте — любое количество досок и так далее.

• Назначение исполнителей. Для назначения исполнителя достаточно просто перебросить карточку пользователя на задачу. Назначенный на задачу будет автоматически оповещаться по всем сообщениям в чате этой задачи, если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту.

• Настройка фонов на досках. Каждый сотрудник может настроить доску. Фоны можно менять по своему желанию. Система может выглядеть в фирменном стиле или быть чем-то очень приятным, если поставить фотографию из отпуска.

• Групповые чаты. Каждый пользователь может создать групповой чат и добавить в него всех сотрудников компании, коллег из определенного отдела либо проекта. Групповые чаты приватны и видны только участникам чата. Можно создавать неограниченное количество чатов, при необходимости — их можно переименовать, а также изменить в них состав пользователей.

• Мои задачи. В отдельном разделе можно посмотреть все текущие и выполненные задачи, по которым пользователь является ответственным. Задачи можно отсортировать по дедлайну, посмотреть по ним информацию, а также перейти по ссылке в доску, где расположена задача.

• Права пользователей. Функция позволяет гибко настроить права для сотрудников пользователя, закрыв все основные потребности. Клиент системы может создать группу прав с одним или несколькими пользователями и настроить, что им можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче. Запретить можно 27 действий в системе, включая просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или закрывать задачи, перетаскивать их, пользоваться стикерами и менять описания задачи.

• Отчеты. Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании.

• Сводки. На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определенным критериям. Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа.

• Стикер секундомер. На задачу можно набросить секундомер, который остановится, когда задача будет закрыта. Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды.

• Удобный принцип Drag&drop для всех элементов. Можно таскать и перебрасывать: задачи, колонки, доски, проекты, исполнителей, дедлайны, подзадачи, приоритет, сложность, закидывать пользователей в проект, назначать администраторов и так далее. Освоив один самый естественный принцип, становится понятна вся система. При использовании в команде всего из 100 человек, это экономит месяцы при внедрении и делает возможным использовать один инструмент на всех.

• To-do листы в задачах. В каждой задаче есть возможность создать любое количество подзадач. На карточке при этом отображается прогресс закрытия подзадач. Используется всеми командами. Одна из самых популярных функций.

• Дедлайны с гибкими напоминаниями. Никто не забудет про срок к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа. Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу.

• Поставка задач в один клик. Постановка задач должна быть простой, мгновенной, из любого места системы. В среднем меньше 1 секунды занимает у нового пользователя поиск способа создания новой задачи.

• Стикер “Таймер” на задачу. Отличный способ видеть как истекает время, отведенное для закрытия задачи. Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут.

• Создание своих стикеров: приоритет, сложность и другое. Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам характерным для конкретного проекта. Простой, гибкий и наглядный инструмент.

• Стикер спринт. Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (Спринтам) Обычно спринт — это 1-3 недели. Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями.

• Связывание задач на доске. Задачи на доске можно связать. Список связей будет отображаться в верхней части каждой задачи. Для перехода по связям достаточно кликнуть по ссылке.

• Коробочная версия. Доступно Self-Hosted решение устанавливаемое на собственные сервера. Можно обеспечить полный контроль над информацией и политикой безопасности.

• Иерархия пользователей. Все участники проекта могут быть распределены по уровням доступа Администратор или Пользователь. На главной странице со списком проектов права наглядно показаны в виде групп.

• Фильтрация задач по любому параметру. Фильтровать задачи на доске можно по исполнителю, приоритету, спринту и любому другому стикеру прикрепленному к задаче.

• Списки закрыты задач. Все закрытые задачи всегда доступны для просмотра или восстановления. Достаточно развернуть список внизу любой колонки.

• Цветовая дифференциация столбиков на доске. Колонки можно разметить разными цветами. Например, столбик с задачами в работе в данный момент может быть красным, а с выполненными — зеленым.

• Зеркальные столбики. Можно сконструировать доску с копиями столбиков "Выполнено" из всех отделов и вывести на большой монитор в общем зале. Зеркалирование — это создание точной копии любого столбика с задачами. Если, например, удалить задачу из оригинального столбика она исчезнет и из зеркального. Копия всегда будет показывать то, что происходит в оригинале.

• Таскание столбцов с задачами между досками. Иногда требуется полностью поменять структуру проекта, переместив целые столбцы с задачами в другие доски. Достаточно потащить столбик на соседнюю доску и поставить в нужное место. Удобно, например, собрать хотелки в столбце на доске отдела поддержки, а затем просто перенести его на доску отдела разработки.

• Переписка в чатах по задачам. Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу. Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется e-mail переписка внутри команды.

• Личная переписка. В системе есть полнофункциональный корпоративный мессенджер. Личная переписка сделана также удобно, как в привычном Telegram, но со всеми корпоративными стандартами. Потоки чатов по задачам и личных сообщений выглядят одинаково, но при этом удобно распределены по разным категориям.

• Шифрование всех сообщений. Шифрование используется на канале между клиентом и сервером (SSL). Это самый распространенный вариант шифрования среди подобных сервисов, уровень надежности такой же как в WhatsApp, Slack, Basecamp и других. Бывает более высокий уровень надежности, когда зашифрованный канал устанавливается между клиентами (например, в Telegram). Недостаток при этом в том, что если ключ на клиенте будет утерян (например, удаление программы или очистка истории браузера), то данные переписки нельзя будет восстановить. В коробочной версии можно распоряжаться тем, как хранятся данные и выбирать шифрование.

• Закрепление сообщений в чате. Чат со временем засоряется большим количеством сообщений. В YouGile это происходит редко, так как задачи часто закрываются и каналы обновляются автоматически. Но если это стало происходить, можно закрепить важное сообщение, назначив на него кнопку в верхней части окна чата. Например, удобно закреплять актуальную версию макета дизайна, чтобы никто не ошибся.

• Редактирование сообщений в чате. Последнее сообщение в чате можно редактировать. Достаточно нажать на клавиатуре стрелку вверх. После редактирования нажать Enter.

• Режим “Не беспокоить”. Оповещения могут отвлекать! В системе есть все необходимые настройки для спокойной работы. Например, можно отключить уведомления на 4 часа, а по прошествии удобно просмотреть все чаты, где вы были добавлены в нотификацию.

• Добавление/удаление из уведомлений по задаче. Чат в каждой задач содержит наглядную панель с пользователями, которые получают оповещение о новых сообщениях. Легко добавить нового или убрать себя, если следить за происходящим в задаче стало не так интересно.

• Дублирование пропущенных сообщений на e-mail. Все непрочитанные сообщения будут продублированы на e-mail пользователям, подписанным на задачу. Просто внедрять систему в новую компанию — происходит плавный переход из почты в чаты по задачам. Ни одно сообщение не остается без внимания.

• Выкладывание в чат документов, файлов, картинок. Конечно, в чат можно выкладывать документы, фотографии, файлы. Пользуясь мобильным приложением, легко добавлять фотографии с места событий, например, на строительной площадке.

• Права только для личной переписки. Можно пригласить пользователя только для общения в личных сообщениях, не открывая доступов к проектам и доскам. Удобно для взаимодействия с подрядчиками, фрилансерами, партнерами.

• Описание к задаче с форматированием текста. Каждая задача может содержать описание в верхней части чата. Текст можно форматировать стандартным набором инструментов. Если описание добавлено, то для быстрой навигации появляется кнопка “Описание” в шапке чата.

• Информация о прочитанности сообщения. Легко узнать было ли прочитано сообщение получателями. Достаточно навести на иконку рядом с сообщением и убедиться, например, что все прочитали сообщение.

• Перенос задач между досками. Задачи можно перетаскивать между столбиками, это стандартный подход, много где реализован. В YouGile просто потащив задачу, можно перенести на соседнюю доску или вообще в другой проект. Таким же свойством обладают и столбики, можно перетаскивать целые группы задач.

• Бекапы, выгрузки, резервные копии. Всю информацию, хранящуюся в системе можно выгрузить, сделать резервную копию или, например, загрузить на установленную систему на своих серверах.

• Собственные роли в проектах и их права. В каждом проекте есть три предустановленные роли: "Управляющий", "Сотрудник" и "Наблюдатель". Но пользователь может создать свои роли, например, "Подрядчик" и настроить для этой роли особые права доступа ко всем элементам проекта. Запретить удаление или скрыть все, кроме назначенных на человека задач. Всего запретить или разрешить можно около 30 действий. Такая гибкая настройка доступов позволяет организовать в системе внутреннюю поддержку, завести в компанию фрилансеров или подрядчиков.

• Поиск. Поиск осуществляется по названию задач, именам, описанию задач, чек-листам, по чату задач, по доступным личным и групповым перепискам и по названиям файлов в чатах. Поиск расположен сверху в проектах и сверху списка ваших чатов в правой панели.

• Регулярные задачи. В YouGile пользователь может создавать регулярные задачи. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Пользователь может настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи.

• Избранные задачи. Любую задачу в системе пользователь может пометить избранной. Она появится в соответствующем списке в разделе Мои задачи. Также избранные задачи могут быть сверху в списке чатов в правой панели, это поведение задается в настройках списка.

• Общий отчет. Показывает срезы по компании для быстрого просмотра что происходит по отделам, проектам и по людям. Сверху можно отобразить срез по проектам, отделам или по сотрудникам. В первой колонке отображается название проекта/отдела/сотрудника и далее идут две колонки — кол-во открытых и кол-во выполненных задач по каждому пункту. Также пользователь может добавить в таблицу колонки по своему желанию, например, кол-во задач за последние 7 дней. О результате получите подходящие срезы по вашей компании. Обратите внимание — пользователь может щелкнуть на любое число в этой таблице и провалиться в подробную таблицу-отчет именно по этим задачам. Здесь название, даты, персоналии и прочая информация. Каждую задачу можно открыть и посмотреть чат по ней и узнать, что там происходит.

• Таблицы. Это собственные отчеты, в которых можно сформировать срез по критериям, выбрать нужные столбцы и настроить отправку отчета на почту по расписанию. По-умолчанию система предлагает три отчета, но пользователь может создать сколько угодно своих. После создания они будут доступны только пользователю, но клиент может расшарить отчеты для коллег. В создании отчета можно отфильтровывать и сортировать задачи (также, как в сводках). Сортировка доступна по любой колонке после создания отчета. Сортировка в настройках — это сортировка по-умолчанию, с такой сортировкой таблица будет отображаться при входе в нее или при отправке на почту. Также можно сформировать под себя колонки и их порядок. Убрать то, что не нужно и добавить какие-то нужные пользователю параметры. Доступна отправка этого отчета на почту по расписанию.

• Лента событий. Один из пяти видов отчетов, показывающий все события, совершаемые сотрудниками компании. Каждая колонка — это сотрудник. Отсюда можно восстановить удаленные задачи, колонки, доски, проекты. Сверху можно фильтровать ленту событий. Можно выбрать события за определенный период, события определенных сотрудников, выбрать тип действия и выбрать проект, в котором хочется отследить события.

• Задачи сотрудников. В удобном графическом виде отображаются задачи по каждому сотруднику. Сверху тоже есть фильтрация: по дате назначения задачи на исполнителя, непосредственно по исполнителю и по проектам. Дополнительное удобство — специальным значком отмечены задачи, в которые сотрудник не заходил и не смотрел их.

• Групповые чаты. Пользователь может создать сколько угодно групповых чатов в системе. Ввести название и выбрать участников. Можно создать, к примеру, общий чат компании, или чат отдела бухгалтерии. Пользователь может отключить нотификации по любому групповому чату.

• Мобильное приложение. Идеологию YouGile как корпоративного мессенджера и таск-трекера продолжает мобильное приложение. Пользователь может работать с задачами в проектах на досках и колонках и общаться с коллегами. Внутри приложения чаты по задачам, личные и групповые переписки. Приложение доступно для iOS и Android.

• Мои задачи. Особый раздел в системе, где пользователь может посмотреть задачи по категориям: Задачи на мне, Порученные мной, Приватные задачи и Избранные. В каждом списке можно создать задачу, менять сортировку задач и их дедлайны. Можно помечать задачи избранными и выполнять стандартный набор действий. В своих задачах можно сортировать вручную, выстраивая задачи в удобном для себя порядке.

• Чужие задачи. Специальный раздел, в котором пользователь может видеть задачи других сотрудниках, если у вас есть к ним доступ. Доступны три списка — По людям, Задачи без исполнителя и Просроченные задачи. Задачи в списках можно сортировать. В списке просроченных отображаются задачи с просроченным дедлайном. Удобная функция для руководителя отдела.

• Приватные задачи. Приватные задачи — раздел на странице Мои задачи. Созданные здесь задачи приватны и доступны только пользователю. Это может быть личным планировщиком. Но в любой момент клиент может сделать задачу из этого списка доступной для компании и поместить на любую доступную для себя доску.

• Ссылка для приглашения в компанию. Короткая и уникальная ссылка, которую можно выслать сотрудникам компании для регистрации в компанию пользователя в системе YouGile. Зарегистрировавшийся по ней человек сразу попадает в компанию клиента сервиса, после чего пользователь сможет распределить его по проектам, присвоить ему отдел и ввести в работу. Только что зарегистрировавшиеся сотрудники отображаются в списке “Нераспределенные по проектам сотрудники”.

• Отделы. Отделы позволяют разделить людей для понимания кто где работает, а также определить базовую систему прав. Руководитель отдела может видеть все задачи сотрудников его отдела. Также он может создавать подчиненные ему отделы, приглашать туда людей и определять там роли участников. Права руководителя можно задать в глобальных настройках компании — возможность создания проектов, видимость отчетов, редактирование должности сотрудников, создание групповых чатов, видимость e-mail сотрудников, отображение страницы лицензий и оплат. Если у пользователя большая компания, то система рекомендует начинать с приглашения руководителей отделов и обсуждения с ними процессов. А после этого предоставить им возможность приглашать сотрудников в свои отделы и формировать работу в своих командах самостоятельно.

• Глобальные настройки компании. Настройки, доступные только администраторам компании. Можно дать доступ к следующим возможностям: cоздание новых проектов; отображение страницы отчетов; редактирование должности сотрудника; создание групповых чатов; отображение e-mail сотрудников; отображение страницы “Лицензия и оплаты”. Доступы к этим возможностям по отдельности можно дать всем сотрудникам, руководителям отделов и администраторам или только администраторам.

Стоимость CRM-системы YouGile:

Прозрачные тарифы

Расчет стоимости CRM-системы YouGile:

Калькулятор окупаемости CRM-системы YouGile:

Таблица цен CRM-системы YouGile:

Сравнение версий CRM-системы YouGile:

Подборка материалов CRM-системы YouGile:

1. Самый быстрый способ увидеть все функции системы.

Для запоминания рекомендуется останавливать видео и пробовать самые интересные возможности. Ролик стоит рекомендовать к просмотру всем сотрудникам — хорошо обучает и создает понимание, что система проста в использовании.

2. Система распределения прав в командах.

Старт внедрения начинается с формирования организационной структуры и определения глобальных настроек в компании. Рассматриваем все роли: Администратор, руководитель, управляющий, сотрудник, наблюдатель, создание новой роли. Определяем общие правила и подготавливаем компанию для приглашения всего коллектива.

3. Настраиваем отчетность. Сводки, отчеты, аналитика.

4. Бизнес-Процессы

Видео о реализации различных процессов на agile-доске. Довольно подробно, несмотря на такую длину видео. Работа с фрилансерами и подрядчиками, организация внутренней поддержки, процессы стратегического планирования, сбора инициатив, обучения сотрудников, и тому подобное.

5. 10 вариантов работы на Agile-досках.

Подробное видео об организации работы в YouGile. Существует пара дюжин различных подходов к созданию процессов на agile-досках. Сервис рассмотрит 10 самых распространенных, которые закрывают 99% потребностей.

6. Кейс запуска большой компании за 8 минут.

Старт внедрения начинается с формирования организационной структуры и определения глобальных настроек в компании.

Сервис рассматривает все роли: Администратор, руководитель, управляющий, сотрудник, наблюдатель, создание новой роли. Определяет общие правила и подготавливает компанию для приглашения всего коллектива.

7. Как затянуть команду?

Успешность внедрения системы управления зависит от вовлечения команды в процес. Существует несколько способов, как на это можно значительно повлиять.

На видео компания рассмотрит наиболее действенные методы на основе нашего опыта внедрения в крупные команды.

• Ставить цель по внедрению;
• Скачать desktop-приложение;
• Начинать с простых целей;
• Планировать с системой управления;
• Доска для брейншторма всех сотрудников;
• Заполнить отделы компании;
• Общаться в системе.

8. Как обучать команду?

Следует с первых же дней запускать команду в систему и рекомендовать им смотреть помощь непосредственно рядом с элементами системы. Внутри есть текстовое описание и короткие объясняющие видео.

Регистрация и вход в CRM-систему YouGile:

Перед тем, как начинать работу с системой YouGile, пользователь должен провести регистрацию или непосредственно выполнить вход в свой аккаунт. Для того, чтобы это сделать, необходимо выбрать нужную кнопку в правой верхней части панели на главном экране.

Если пользователь выбирает кнопку Войти, то ему необходимо заполнить следующие данные:

Если пользователь выбирает кнопку Зарегистрироваться, то ему необходимо заполнить следующие данные:

Связь с CRM-системой YouGile:

Если у клиента системы YouGile остались какие-либо вопросы, он может задать их. Для этого необходимо нажать на кнопку Заказать звонок на главной панели.

Для того, чтобы заказать обратный звонок, пользователю необходимо заполнить следующие данные:

Если связаться с сервисом через обратный звонок не получилось, клиент может заказать консультацию или задать вопрос в чате.

Оценка интерфейса и сложности CRM-системы YouGile:

Интерфейс сайта системы YouGile стоит отметить доступным и лаконичным, особенно посредством использования браузера.

Система YouGile включает в себя основной экран и верхнюю панель, в которой сосредоточены все необходимые инструменты. Оценивая интерфейс приложения и сайта данной компании по пятибалльной шкале, с полной уверенностью можно ставить 5 баллов.

Что касаемо сложности структуры данного сервиса, то в данном случае оценка составит 0 баллов, так как сайт сконструирован очень доступно, и при работе не возникает никаких сторонних вопросов.

Плюсы и минусы CRM-системы YouGile:

Рассмотрим преимущества системы YouGile:

• Можно вести несколько проектов для каждого отдела компании, каждому проекту – отдельная доска;
• Для стартапов – бесплатная облачная версия;
• Для бизнеса – безопасное коробочное решение;
• В системе есть полноценный личный мессенджер;
• Наличие интеграций с 1С и телефонией;
• В системе есть мобильное приложение с основными функциями.

Однако, несмотря на то, что система YouGile обладает внушительным количеством преимуществ, данный сервис также имеет свои недостатки, которые выражены в отсутствии таких функций, как:

• Диаграмма Ганта;
• Учет времени на задачу;
• Отсутствие воронки продаж;
• Отсутствие интеграции с социальными сетями;
• Отсутствие визуализации загруженности сотрудников.