Статья написана в корпоративном блоге — редакция H&F не вносит изменения в текст. Вся орфография, пунктуация и содержание сохранены.

Главная – Блоги – Блог Института бизнес-аналитики

17 марта 2023 в 11:04 0 3006

Как сделать годовой отчет, чтобы не было мучительно больно

Крупные компании часто публикуют годовые отчеты в общем доступе. Обычно это красивые многостраничные презентации с большим количеством крупных цифр и достижений.

И вот что удивляет: такие презентации всегда делают для абстрактной внешней аудитории. А для внутренних корпоративных нужд продолжают использовать кривые таблички в Excel или неинформативные презентации в PowerPoint. Я провел эксперимент, чтобы показать, какими могут быть годовые отчеты, предназначенные для самой компании и для пользы бизнеса.

Показывать буду на примере отчета компании «Татнефть» об устойчивом развитии. Это отчет за 2019 год (ну он правда красивый), но все сказанное остается актуальным и сегодня. Многие компании по-прежнему делают такую красоту «для чужих», а для своих оставляют кривые таблицы и слайды...

Что ж, это и правда красиво: приятное оформление, много инфографики, интерактивные элементы.

Почему презентации — вчерашний день

Годовой отчет «Татнефти» состоит из 185 страниц. Не знаю, сколько времени и ресурсов уходит у компании на его подготовку и публикацию, но в этой работе точно задействованы не только те, кто собирает данные, а еще и дизайнеры, верстальщики, программисты.

Это объясняет, почему весной 2021 года пришлось рассматривать отчет за 2019-й... Даже спустя 3 месяца после завершения нового отчетного периода где-то в кулуарах «Татнефти» разные специалисты продолжали трудиться над очередной красивой презентацией. Хотя такого времени достаточно, чтобы сделать полезные выводы по итогам прошлого года и принять новые управленческие решения.

У меня нет цели критиковать «Татнефть» и ее подход к созданию годовых отчетов.

Цель в другом: на примере этой компании показать, как сделать годовой отчет удобным, информативным и полезным для топ-менеджеров. Чтобы они получали важную информацию для анализа и принятия решений не только по итогам года (тем более месяцы спустя), но и по итогам каждого месяца или квартала.

Приведу один из блоков отчета «Татнефти». Хорошее оформление, много красивых цифр, но… о чем они говорят? Это рост или падение? По сравнению с предыдущим периодом показатели улучшились или ухудшились?

Делать такие презентации по итогам каждого месяца трудоемко и, может, даже невозможно физически. А ведь топ-менеджеру важно понимать, как компания достигла всех этих показателей, какой была динамика от месяца к месяцу, отклонение от плана и так далее.

Так же дело обстоит и с другими показателями в отчете. Мы видим крупные цифры, зеленый цвет, а значит, «мы молодцы и все у нас отлично». Такой вариант хорошо подходит для привлечения внимания СМИ и выполнения имиджевых задач. Но вовремя(!) анализировать результаты работы и принимать управленческие решения не помогает.

Таблички в Excel и презентации в PowerPoint тоже помогают этому слабо. Во-первых, потому что проанализировать данные сложно: чтобы сравнить показатели, придется метаться между разными листами или слайдами. Во-вторых, потому что бизнес-процессов в крупной компании постоянно становится больше, а значит, больше показателей для отчета.

Приходится бесконечно добавлять новые листы в Excel или новые слайды в PowerPoint. То есть увеличивать время подготовки отчета и усложнять его анализ. Замкнутый круг.

Как мы сделали дашборд с годовым отчетом для «Татнефти»

Встреча с отчетом «Татнефти» толкнула меня на эксперимент. Каким он мог бы быть? Как сделать его не только красивым, но и удобным для топ-менеджеров? И как разместить кучу данных, ничего не усложняя? Чтобы показать это, мы по собственной инициативе разработали интерактивный дашборд для компании «Татнефть».

Результат покажу на примере именно годового отчета, но в таком же формате можно (нужно) формировать и ежемесячные отчеты, чтобы судить об эффективности и принимать меры вовремя. Не нужно ждать целый год, к тому же с задержкой в несколько месяцев.

Для достоверного дашборда было недостаточно данных: часть показателей мы взяли из того самого годового отчета, а часть просто придумали. Поэтому обращать внимание здесь стоит не на цифры, а на структуру и возможности такого формата работы с данными.

Получился дашборд из 5 страниц. На каждой — дополнительная фильтрация, чтобы сортировать показатели по определенному критерию или сравнивать между собой только некоторые из них.

Главная страница. Сюда вынесены ключевые показатели с других листов. Возле каждого — зеленый или красный индикатор, который показывает, как изменилось значение по сравнению с предыдущим годом или по сравнению с заложенным показателем в бизнес-плане. Так, уже здесь видно, что план по добыче нефти не выполнен на 1%, а по добыче газа, напротив, превышен.

Производство. На следующем дашборде производственные ключевые показатели уже с подробностями. Наглядное сравнение с числами в индикаторах помогает легко и быстро понять, насколько эффективной была работа.

Специальные переключатели выведут данные только по нефти или только по газу (а также только по газо- или нефтепродуктам). Клик по месторождению или по показателям скважин отфильтрует все данные на дашборде, и вы увидите цифры только по выбранному критерию.

В классической презентации для раздела «Производство» потребовалось бы не менее 6 слайдов. На дашборде эти значения компактно и понятно умещаются на одном экране.

Точно так же данные структурированы и на остальных дашбордах. Например, на данные о работе АЗС в презентации уйдет более 10 страниц. Здесь все они расположены на одном экране.

Дашборд vs презентация: 3 аргумента в пользу современного решения

Напомню: в своей версии отчета мы использовали тестовые данные. Конечно, ключевые показатели и разделы на настоящем дашборде «Татнефти» могли быть другими — это зависит от потребностей компании и пожеланий заказчика. Но какими бы ни были эти показатели, в 2021 году есть оптимальный способ для их представления.

Приведу лишь несколько причин, по которым дашборд можно считать более удобным и целесообразным инструментом для годового отчета, чем красивая, но громоздкая презентация.

1. Детализация данных

Рядом с прибылью за год в отчете можно вывести дополнительные индикаторы: как она выросла или уменьшилась в сравнении с предыдущим годом. Или насколько отклонилась от бизнес-плана. А на карте месторождений можно показать не только сами месторождения, но и данные по каждому из них.

2. Лаконичность

Удобно и логично структурированные данные всегда лучше для управленца. Хотя бы потому, что экономят его силы и время. По нашему примеру видно, что на дашборде можно уместить содержание 185 страниц на 5 экранах.

3. Оперативность

Разработка дашборда занимает меньше времени, чем «дизайнерская» презентация: наш аналитик сделал это за 3 дня. И обновляется дашборд сразу после внесения новых данных. То есть годовой отчет мы получаем уже в январе, а не в апреле. То же происходит с ежемесячными отчетами — мы можем анализировать новые данные сразу.

Все это — не только про «Татнефть»

Не знаю, откуда взялся этот корпоративный ритуал: вкладывать деньги и время в «красоту» для сторонней аудитории и забывать, что внутренняя эффективность тоже зависит от качества информации в отчетах. И нет, это не критика «Татнефти». Просто сожаление о том, что люди по-прежнему тратят месяцы на ручную работу там, где можно обойтись и без этого.

И эта история, если хотите, даже не о «Татнефти». Она и о других компаниях, в которых у руководства дымится голова, когда дело доходит до нового годового отчета.

Больше статей об использовании дашбордов в бизнесе есть в моем блоге на сайте Института бизнес-аналитики. Там же можно задать вопрос о наших услугах и обучающих программах.