Clever box crm - обзор функционала + плюсы и минусы

Clever box crm - украинский онлайн-сервис для управления бизнес-процессами организаций в сфере красоты и здоровья.

Действуют готовые решения для косметологической клиники, медицинского центра, стоматологии, салона красоты, парикмахерской, центра терапии, массажного центра, СПА-салона, студии маникюра, татуажа, депиляции и наращивания ресниц, барбершопа, обучающего центра.

Используют более 500 клиентов. Достаточно 1 суток для полного разбора функционала сервиса.

Функционал и преимущества

Клиентская база:

• Сбор основной информации о клиенте: имя, электронная почта, номер телефона, дата рождения, финансовая информация, приобретенные услуги, записи звонков, история sms-сообщений. Возможность прикрепления фотографии, документов к карточке клиента.
• Группировка и сегментация базы данных клиентов. Создание любых видов групп (постоянный, VIP-клиент, черный список, компания N и т.д). Возможность выделения цветовыми индикаторами статусы клиентских групп.

• Планирование предоставления услуг по каждому клиенту. Сохранение предпочтений клиента (определенный вид стрижки, маникюра, время оказания услуг, специалист и т.д.), истории визитов, включая неприходы и отмены. Фиксирование технологической карты всех приобретенных услуг.

• Работа с фильтрами. Заданные параметры фильтрации или их комбинации (пол, возраст, статус, дата записи и т.д.).

Маркетинг:

• Онлайн-привлечение клиентов. Реклама в интернете, социальных сетях с прямой ссылкой на онлайн-запись.

Телефония:

• Возможность совершать звонки из карточки клиента.
• Сохранение записи телефонных звонков.

Запись клиента:

• Виджет онлайн-записи. Запись 24/7. Автоматическое согласование записи в режиме реального времени. Исключение повторного времени. Все время записи занимает чуть больше минуты. Интеграция с электронным журналом администратора и специалиста оказания услуг. Оперативное редактирование визита по любым необходимым параметрам: времени, дате, услуге, мастеру. Оставление заявки на подбор записи на удобное время. Выбор удобного способа обратной связи (Viber, Telegram).

• Автоматический расчет стоимости и продолжительности визита в зависимости от услуги. Автоподбор по номеру телефона и имени клиента.

• При записи администратор видит основную информацию о клиенте: группу, скидки, имя и т.д. Возможность сравнения специалистов, расписания на одном экране. Настройка промежутка времени для показа (5, 10, 15, 20, 30, 60 минут). Возможно создание примечаний для каждого клиента.

• Ручная постановка задач или автоматическая. При автоматической: высылание напоминаний клиентам и постановка задачи для перезвона через заданный промежуток времени, запись на повторный визит, сбор обратной связи. В системе есть панель напоминаний, где каждое новое уведомление для сотрудника появляется со звуковым сигналом.
• Возможность оставить обратную связь после посещения заведения. Ответы клиентов доступны только руководителю и другому уполномоченному сотруднику.
• Бронирование записи (лист ожидания). Запись даже при отсутствии графика на будущее. Автоматическое уведомление системой о появлении свободного времени.

Сообщения:

• Автоматическое уведомление клиента с основной информацией по записи (дата, время, специалист, услуга).

• Возможность отмены записи самим клиентом при переходе по ссылке из напоминания о визите.
• Настройка автоматических отправлений: поздравление с днем рождения, памятными датами и т.д. Информирование об акционных предложениях.
• Возможность отправлять сообщения из карточки клиента.

Телефония:

• При входящем звонке автоматически выходит на главный экран карта клиента с общей информацией (имя, группа, бонусы). Возможность записи на услугу, не выходя из системы.
• Фиксация пропущенных звонков. Запись телефонных разговоров. История журнала звонков.
• Возможность звонить из CRM. Автоматическое заполнение карточки при звонке с незнакомого номера. Интеграция телефонии с сайтом.

Система лояльности:

• Поддержка акций. Разработка индивидуальных специальных предложений. Дисконтные и бонусные программы. Разовые и постоянные скидки. Подарочные сертификаты. Депозиты. Абонементы.
• Использование подарочных сертификатов на определенную сумму, на процедуру или категорию услуг.
• Таргетированные рассылки (sms и E-mail-рассылки).

Оплата:

• Онлайн-оплата услуг. Оплата наличными и картой. Терминал, сертификат, бонусы, абонемент, бонусы. Смешанная оплата.
• Оплата фискальными чеками, отправление чеков по sms.
• Возможность для избранных клиентов оплаты товаров и услуг в долг. Автоматизация процесса приема предоплаты по запланированным визитам.

Работа с сотрудниками:

• Учет рабочего времени. Благодаря автоматизированному табелю учета времени в системе руководитель видит количество отработанных часов каждым сотрудником, количество потраченного по факту времени на каждую услугу.

• Автоматическое формирование расчетных листков за любой заданный период. Выгрузка по оказанным услугам, отработанным часам (фактическим и по расписанию) сотрудника.
• Настройка заработной платы: ставка, процент от выручки, фиксированная сумма при оказании услуг, бонус при выполнении определенных условий, комиссия за рекомендацию и т.д. Расчет зарплаты из нескольких составляющих. Настройка индивидуально для каждого сотрудника.
• Расчет системы мотивации.
• Планирование графика рабочего времени. Автоматическое проставление рабочего времени по схемам: день через день, по дням недели. Возможность задать расписание по шаблону (четные или нечетные дни, дни недели, ежедневно). Возможность указать дополнительное время приема, либо отметить время отсутствия специалиста. Справочник категорий расписания для более гибкой настройки.

Складской учет:

• Основные складские операции: приход товара, контроль остатков, движение, поставки, списания, перемещения, инвентаризация. Внесение неограниченного количества товара, указание единиц измерения. Онлайн-режим.
• Технические карты. Автоматический подсчет себестоимости, установление лимита себестоимости для каждой услуги для оповещения для выполнения закупки. Снижение недостач на складе. Оформление продаж вместе с услугами.
• Внесение данных о поставщиках и контрагентах.

Аналитика:

• Просмотр в табличном режиме онлайн. Фильтрация по различным параметрам. Возможность редактирования и анализа. Диаграммы.

• Отчеты по оказанным услугам: причины отмены и сроков выполнения (многомерная аналитика).

• Анализ рекламных источников и кампаний.
• Аналитика по товару: продажам, движению, складским остаткам и многим другим показателям. Просмотр по количеству проданного товара по каждому специалисту в определенном промежутке времени.
• Анализ работы сотрудников: расчет заработной платы, кассовый расчет за смену, эффективность работы персонала, загруженности персонала, отзывам клиентов, KPI и т.д.
• Анализ движения денежных средств. Все виды движения денег: приход, расход, перемещение, сторно. Выгрузка отчетов в Excel, детальные фильтры в финансовых отчетах. Автоматическое формирование “Отчета о доходах и расходах” с детализированной расшифровкой по статьям.
• Оценка рентабельности и эффективности оказываемых услуг.

Техническая поддержка:

• Ответ в течение 5 минут. Сохранение переписки с ответами. Возможность обсуждения проблем  по телефонной связи, в чате поддержки в Telegram.
• База знаний с подробными инструкциями и советами по настройке платформы.

Безопасность:

• Весь объем информации и полный функционал открыт только руководству. Личная информация о клиенте (номер телефона, электронной почте, фамилия) - не доступны для специалистов.

• Гибкая настройка доступа к базе (определение ролей для использования функций системы). Настройка просмотра, управления финансами, редактирование базы и т.д.
• Просмотр всех действий сотрудников (лента активности). Детализация с возможностью поиска необходимых изменений.

Интеграции:

• Оплата: WayForPay, LiqPay, ПРРО CHECKBOX.
• Телефония: Stream Telecom, Binotel, Ringostat.
• Социальные сети: Facebook, Telegram, Viber, WhatsApp, Instagram.

Интеграции с 1С нет.

Воронка продаж не поддерживается

Интерфейс и сложности работы

Интерфейс прост. Оценка 4/5.

Сложностей в работе не возникает. Оценка 5/5.

Доступно мобильное приложение для Android и iOS.

Оплата и тарифы

Пробный период 7 дней (полный функционал). Бесплатного тарифа нет. Перед использованием менеджером проводится презентация в программе Skype, которая также дублируются на адрес электронной почты в формате pdf.

Все тарифы включают полный функционал. Доступ к программе оплачивается ежемесячно. Стоимость указана за количество сотрудников, работающих одновременно в один день (смену) и 1 филиал. С недавнего времени оплата в рублях и российских карт отменена. Принимается оплата в долларах. Тарифы отличаются по оплате и срокам первичного использования. Действую тарифы для подключения и дополнительные услуги.

Тариф Стартап (для 1-3 специалистов, одновременно работающих на смене):

• Крепкие отношения - 36 $ за 1 месяц (скидка 20% при оплате за 12 месяцев - 432 $)
• Дружба и уважение - 41 $ за 1 месяц (скидка 10% при оплате за 6 месяцев - 246 $)
• Давай знакомиться - 45 $ за 1 месяц (при оплате за 3 месяца - 135 $)
• На время военного положения - 49 $ за 1 месяц

Тариф Команда (для 4-10 специалистов, одновременно работающих на смене):

• Крепкие отношения - 47 $ за 1 месяц (скидка 20% при оплате за 12 месяцев - 564 $)
• Дружба и уважение - 53 $ за 1 месяц (скидка 10% при оплате за 6 месяцев - 318 $)
• Давай знакомиться - 59 $ за 1 месяц (при оплате за 3 месяца - 177 $)
• На время военного положения - 59 $ за 1 месяц

Тариф Бизнес (для 11-30 специалистов, одновременно работающих на смене):

• Крепкие отношения - 71 $ за 1 месяц (скидка 20% при оплате за 12 месяцев - 852 $)
• Дружба и уважение - 80 $ за 1 месяц (скидка 10% при оплате за 6 месяцев - 480 $)
• Давай знакомиться - 89 $ за 1 месяц (при оплате за 3 месяца - 267 $)
• На время военного положения - 89 $ за 1 месяц

Для больших сетей действуют специальные условия и скидки. Цена подключения оплачивается разово при создании аккаунта для нового клиента. Стоимость:

• Стартовое подключение. Бесплатно. Поддержка только в онлайн-чате, поддержка 5 дней в неделю с 9-18, без онлайн-консультаций
• Базовое подключение - 99 $. Включает в себя перенос данных, поддержку в онлайн-чате и Telegram 7 дней в неделю, 4 онлайн-консультации со специалистом
• Расширенное подключение - 199 $. Включает в себя перенос данных, техническую настройку сотрудниками сервиса, поддержку в онлайн-чате и Telegram 7 дней в неделю, 4 онлайн-консультации со специалистом

Дополнительные услуги:

• Облачное хранилище 5 Гб - 10 $ в мес
• Облачное хранилище 50 Гб - 35 $ в мес